Az iroda biztosítja a közgyűlés, a bizottságok működésének feltételeit, közreműködik a Polgármesteri Hivatal informatikai rendszereinek működtetésében, a választások, népszavazások lebonyolításában, a védelmi feladatok ellátásában, az iratkezelés, a tervtár biztosításában:

 

4.3.1. közgyűlési, bizottsági meghívók tervezetének összeállítása, egyeztetése,

4.3.2. közgyűlési, bizottsági ülések technikai előkészítése, a jóváhagyott meghívó és mellékletei továbbítása,

4.3.3. az előterjesztések összegyűjtése, intézkedés a sokszorosításukról, továbbításukról,

4.3.4. a bizottsági üléseken hozott döntések végrehajtásáról a végrehajtásért felelősök jelentése alapján előterjesztés készítése,

4.3.5. részvétel a bizottsági üléseken, munkájuk segítése,

4.3.6. közgyűlési, bizottsági jegyzőkönyvek elkészítése, kezelése, felterjesztése az önkormányzatok törvényességi ellenőrzésével megbízott szervhez, továbbítása a Városi Levéltárhoz,

4.3.7. önkormányzati rendeletek, határozatok kezelése, nyilvántartása, rendeletek kihirdetése, információ adása a rendeletekről, határozatokról,

4.3.8. a közgyűlés munkaanyagának elkészítése, határozat-kivonatok továbbítása végrehajtás céljából,

4.3.9. a „Döntés” program kezelése,

4.3.10. a végrehajtásért felelősök jelentése alapján előterjesztés készítése a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról,

4.3.11. két ülés között átruházott hatáskörben hozott határozatok végrehajtásáról szóló tájékoztatás elkészítése,

4.3.12. közgyűlés munkatervének elkészítése,

4.3.13. a bizottságok éves tevékenységéről szóló beszámoló elkészítése,

4.3.14. média tájékoztatása az ülésekről, azok napirendjéről,

4.3.15. választással, népszavazással kapcsolatos technikai feladatok ellátása,

4.3.16. Városkörnyéki Bizottság működésével kapcsolatos feladatok ellátása,

4.3.17. nemzetiségi önkormányzatok testületi munkájának támogatása a jogszabályi előírások és a nemzetiségi önkormányzatokkal kötött megállapodások alapján:

a) meghívók, írásos előterjesztések készítése, elektronikus úton történő továbbítása

b) testületi üléseken történő részvétel, törvényességi észrevételek szükség szerinti megtétele

c) testületi ülések jegyzőkönyveinek elkészítése, az aláírt jegyzőkönyvek Kormányhivatalhoz történő továbbítása

d) testületi döntések és határidők nyilvántartása

e) a nemzetiségi önkormányzatok számára előírt határidős kötelező feladatok figyelemmel kísérése

f) testületi anyagok őrzése

g) szükség esetén egyéb technikai segítség nyújtása.

4.3.18. küldemények átvétele, irányítása, hivatali kézbesítése,

4.3.19. a szignált iratok iktatása, határidőbe tétele, a határidő figyelemmel kísérése, az elintézett iratok irattározása, irattári őrzés,

4.3.20. iratok selejtezése, illetve levéltárnak átadása

4.3.21. nyilvántartások kezelése, statisztikák igény szerinti készítése, ügyiratforgalmi statisztika elkészítése,

4.3.22. postai küldemények feladásra történő összeállítása, közüzemek, társhatóságok felé postai kézbesítési tevékenység, közlönyök, szaklapok hivatalon belüli kézbesítése,

4.3.23. sokszorosítási feladatok ellátása,

4.3.24. a hivatal ügyiratkezelési szabályzatának elkészítése, hatályosulásának folyamatos figyelemmel kísérése,

4.3.25. a helyi szintű katasztrófavédelmi feladatok szakszerű ellátásának elősegítése,

4.3.26. a felkészülési időszakban tervezési és szervezési, a védekezés időszakában döntés-előkészítési és koordinációs, valamint a helyreállítás időszakában kárfelmérési és ellenőrzési feladatok ellátása,

4.3.27. a polgármester hatáskörébe tartozó honvédelmi, katasztrófavédelmi feladatok ellátásában közreműködés, döntéselőkészítés,

4.3.28. az irodához tartozó feladatok, költségvetési előirányzatok tekintetében a kötelezettségvállalással kapcsolatos megállapodások, testületi határozatok, költségvetési keret nyilvántartása,

4.3.29. az iroda tevékenységi körébe tartozó lakossági bejelentések kivizsgálása, gondoskodás a szükséges intézkedések megtételéről,

4.3.30. az iroda tevékenységi körébe tartozó információknak az Önkormányzat portálján való megjelenéséről, az információk naprakészen tartásáról való gondoskodás,

4.3.31. az iroda tevékenységi körébe tartozó pályázati lehetőségek figyelemmel kísérése, közreműködés a pályázatok elkészítésében, végrehajtásában,

4.3.32. az iroda tevékenységi körébe tartozó ügyekben közgyűlési, bizottsági előterjesztések készítése, a közgyűlési, bizottsági döntések végrehajtása,

4.3.33. együttműködés a tevékenységébe tartozó feladatok körében a Hivatal más irodáival,

4.3.34. ágazati statisztikák elkészítése, jogszabályban előírt adatszolgáltatások, jelentések elkészítése.

 

 

Városház tér 1. I.em.